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Lieu de travail : Montréal, Canada

Hybride : GHGSat supporte un environnement de travail hybride, mais ce poste devrait être physiquement au bureau lorsque le PDG est au bureau (généralement 3 à 5 jours par semaine, selon les déplacements du PDG).

GHGSat offre des services de détection, de mesure et de surveillance des gaz à effet de serre à des clients industriels et gouvernementaux du monde entier. L'entreprise utilise ses propres satellites et capteurs aéroportés pour aider les émetteurs industriels à mieux comprendre, contrôler et réduire leurs émissions. L'adjoint.e exécutif.ve relèvera du PDG et fournira un soutien à l'équipe de direction de GHGSat.

Responsabilités administratives :

• Gérer les demandes de réunion et coordonner les rendez-vous, réserver les salles de conférence et autres lieux de réunion; coordination de la restauration et d'autres logistiques lors de la planification d'événements plus importants.
• Gérer les arrangements de voyage et d'hébergement.
• Gestion des dépenses.
• Rédiger des communications écrites et des présentations.
• Projets spéciaux de temps à autre tels que définis par le PDG.

Compétences obligatoires :

• Parfaitement bilingue (anglais/français) dans les communications orales et écrites
• Excellente connaissance de la suite MS Office
• Excellentes compétences organisationnelles
• Excellentes aptitudes de communication
• Compréhension des techniques et procédures de conférence téléphonique (Zoom / Teams / Webex / etc)
• Aptitude à gérer toutes les parties d'une tâche avec une supervision minimale
• Grandes compétences interpersonnelles
• Capable d'établir des priorités et d'effectuer plusieurs tâches
• Bon jugement et discrétion
• Bonnes compétences en service à la clientèle
• Familiarit : é avec le fonctionnement dans une petite entreprise, environnement à forte croissance

Votre parcours :

• Diplôme en administration des affaires, en communication, en finance ou dans un domaine connexe
• 5+ ans d'expérience
• Doit être en mesure d'obtenir une cote de sécurité du gouvernement canadien

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Executive Assistant Job Description

Work Location : The position is based on Montreal, Canada

Hubrid : GHGSat supports a hybrid work environment, however this position is expected to physically be in the office when the CEO is in the office (typically 3-5 days per week, unless otherwise arranged with the CEO)

GHGSat offers greenhouse gas detection, measurement, and monitoring services to industrial and government customers around the world. The company uses its own satellites and aircraft sensors, combined with third-party data, to help industrial emitters better understand, control, and reduce their emissions. The Executive Assistant will report to the CEO and provide support to GHGSat’s senior management team.

Specific administrative and clerical responsibilities will include:

• Managing meeting requests and coordinating appointments, booking conference rooms and other meeting locations; securing venues and coordinating catering and other logistics when planning bigger events.
• Handling travel and lodging arrangements.
• Managing and reporting expenses.
• Drafting written communications and presentations.
• Special projects from time to time as defined by the CEO.

Must Have Skills

• Fluently bilingual (French/English) in oral and written communications
• Excellent knowledge of MS Office Suite
• Excellent organizational skills
• Excellent communication skills
• Understanding of up-to-date conference call techniques and procedures (Zoom)
• Aptitude to manage all parts of a task with marginal supervision
• Great interpersonal skills
• Able to prioritize and multi-task
• Good judgement and discretion
• Good customer service skills
• Familiarity with functioning in a small business, high growth environment

Your background

• Degree/diploma in business administration, communications, finance, or a related field
• 5+ years experience
• Must be able to obtain Canadian government security clearance